Sistem Pencatatan dan Pelaporan Tingkat Puskesmas (SP2TP)
Sistem Pencatatan
dan Pelaporan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi
tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan
berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan
pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso,
2008).
Pencatatan dan pelaporan adalah
indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan,
kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya.
Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang
berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data
dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena
data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan
organisasi tersebut (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas mencakup 3 hal: (1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan; (2)
analisis; dan (3) pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat
dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data
tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah
dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format
buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk
dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di
Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di
Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan
dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan
seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai
berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data
kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan
tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat
tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan
terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan
lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan
puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten
dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu
data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu
oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan
(Santoso, 2008).
Puskesmas merupakan ujung tombak
sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan
dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan.
Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif
dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan
kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu
dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi
tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat.
Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi
pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam
Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan
system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).
Muninjaya (2004) berpendapat bahwa
“untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar
mutu (Input, Proses, Lingkungan danOutput) perlu dikaji dan dirumuskan
kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya
perlu ditingkatkan”.
Pengertian
SP2TP
SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan
pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas
yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk
Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di
Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut
kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala
dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad,
2005).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana,
tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK
MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana,
Kegiatan pokok Puskesmas. Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas
secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem
pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas
maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen
kesehatan (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data dan informasi ditingkat
puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung
lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan
laporan untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh
puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan
Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas
pembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang
termasuk dalam wilayah kerja puskesmas. Pencatatan dan pelaporan mencangkup:
b.1: Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas, b.2: Data ketenagaan
puskesmas, dan b.3: Data sarana yang dimiliki puskesmas (Syaer, 2011).
Tujuan SP2TP
Tujuan Sistem Informasi Manajemen di
Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih
berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP
dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila:
(Ahmad, 2005).
1)
Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai
dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.
2)
Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para
penanggung jawab masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program
disemua jenjang administrasi.
3)
Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan
sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak
ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah,
persentase dan sebagainya.
Tujuan umum dari Sistem Pencatatan
dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini ialah data dan informasi yang akurat tepat
waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program
kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan khususnya ialah:
(Syaer, 2011).
1. Tersedianya data secara akurat
yang meliputi segala aspek.
2. Terlaksananya pelaporan yang secara
teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Digunakan data tersebut sebagai alat
pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program
kesehatan.
Pelaporan
SP2TP
Pelaporan terpadu Puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember
dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan
SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data
Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3)
serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup:
Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3)
Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian
(LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan
dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati
II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya
dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM
dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim
selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2
(data Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir
data Kepegawaian (Ahmad, 2005).
Ada juga jenis laporan lain seperti
laporan triwulan, laporan semester dan laporan tahunan yang mencakup data
kegiatan progam yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan secara
naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang
telah dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun
perencanaan puskesmas ( micro planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP).
Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan
statistic sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan
epidemiologis deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan
grafik informasi kesehatan dan digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan
pengembangan progam puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari
pencatatan masing-masing kegiatan progam kemudian data dari pimpinan puskesmas
yang merupakan hasil supervisi lapangan (Tiara, 2011).
Dinas kesehatan kabupaten/kota
mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes
Provinsi dan Depkes Pusat. Feed backterhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali
secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program.
Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan
laporan ke Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang mempunyai kewajiban
menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat (Muninjaya, 2004).
Pengorganisasian
Puskesmas
Pengorganisasian tingkat Puskesmas
didefinisikan sebagai proses penetapan pekerjaan-pekerjaan pokok untuk
dikerjakan, pengelompokan pekerjaan, pendistribusian otoritas/wewenang dan
pengintegrasian semua tugastugas dan sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan
Puskesmas secara efektif dan efisien. Secara aplikatif pengorganisasian tingkat
Puskesmas menurut penulis adalah pengaturan pegawai Puskesmas dengan mengisi
struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) Puskesmas yang ditetapkan oleh Peraturan
Daerah Kabupaten/Kota disertai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab serta
uraian tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), serta pengaturan dan pengintegrasian
tugas dan sumber daya Puskesmas untuk melaksanakan kegiatan dan program
Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan Puskesmas. Berdasarkan definisi
tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan alat untuk memadukan
(sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang dihubungkan dengan
personil/pegawai, finansial, material, dan metode Puskesmas untuk mencapai
tujuan Puskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan dan pegawai
Puskesmas. Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut (Sulaeman,
2009):
1)
Cara manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk penggunaan sumber
daya Puskesmas secara efisien,
2)
Bagaimana Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan
diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang diberi wewenang
mengawasi stafnya.
3)
Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.
4)
Cara pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam unit kerja
dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
Berdasarkan Keputusan Menteri
Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004, bahwa untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan Puskesmas, perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam
pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa
penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta
untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian
habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas
puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para
penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal
tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim
secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat
dilakukan:
1. Penggalangan kerjasama dalam bentuk
dua pihak, yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan
sektor tenaga kerja pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.
2. Penggalangan kerjasama dalam bentuk
banyak pihak, yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara puskesmas
dengan sektor pendidikan, sektor agama, sektor kecamatan pada waktu
menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.
Penggalangan kerjasama lintas sektor
ini dapat dilakukan:
1. Secara langsung yakni antar
sektor-sektor terkait.
2. Secara tidak langsung yakni dengan
memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan (Keputusan Menteri Kesehatan,
2004).
Ada 2 (dua) hal yang perlu
pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni: (1) Pengaturan berbagai kegiatan
yang ada di dalam RO (Rancangan Operasional) Puskesmas, sehingga membentuk satu
kesatuan program yang terpadu dan sinergi untuk mencapai tujuan Puskesmas, dan
(2) Pengorganisasian pegawai Puskesmas, yaitu pengaturan tugas dan tanggung
jawab setiap pegawai Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan program mempunyai
penanggung jawabnya. Dengan memahami fungsi pengorganisasian Puskesmas akan
lebih memudahkan mempelajari fungsi penggerakan dan pelaksanaan (actuating/aktuasi) dan akan diketahui gambaran
pembimbingan dan pengarahan yang diperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai
dengan pembagian tugas dan tanggung jawab (Sulaeman, 2009).
Untuk kelancaran kegiatan SP2TP di
Puskesmas, maka dibentuk pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).
Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)
Tugas penanggung jawab adalah
memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana kegiatan di
Puskesmas.
Koordinator (Petugas yang ditunjuk
Kepala Puskesmas)
Koordinator SP2TP bertugas:
1)
Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.
2)
Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan SP2TP dan
mengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal
10 bulan berikutnya.
3)
Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan
mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun
berikutnya.
4)
Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.
5)
Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas.
6)
Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh Kepala
Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan kegiatan SP2TP.
Anggota (Pelaksana Kegiatan di
Puskesmas)
Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:
1)
Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.
2)
Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.
3)
Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas
Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung
jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat
laporan SP2TP.
4)
Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan
masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP
Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas
dan satu rangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas
Kesehatan Dati II.
5)
Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang
diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung
jawabnya.
6)
Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.
